對制造型企業來說我們可以清晰看出制造型企業的共性、組織龐大，人員復雜。要實現數字化轉型，面臨著比其它企業更多的困難，更要專項專治，著力突破。

合同檔案管理存在的問題

1、合同檔案收集的時效性差

基于文件、資料分散存放于公司各個單元或各個部門的特性，檔案管理員在收集檔案資料時往往需要經過繁瑣的溝通與協調，容易造成檔案無法快速進行組織、分類、歸檔、查詢的弊端，失去檔案管理當中非常重要的時效性。

2、合同檔案的完整性缺失

制造型企業集研發、生產、銷售等多個環節。為便于協作，在工作開展之初，往往會將企業切分成比較小的協作單元，每一協作單元基本都會產生與其工作相關的文件、資料。這部分資料在收集、整理的過程當中，容易丟失，從而造成制造型企業檔案完整性缺失。

3、合同檔案安全有隱患

制造型企業人員眾多，自然人員流動性也大。隨著員工的離職或調崗，保存在其電腦上的資料，若沒有妥善處理，也會相應地消失或外泄。

4、合同檔案利用率低

在制造型企業檔案管理工作中，往往因為公司產品種類多且文件、資料類型各異，檔案管理工作者工作量非常大，無暇顧及檔案的分類存儲與集中管理，直接降低檔案的搜索和利用效果，不能第一時間為需要檔案的人員提供服務。

此外，基于其人員復雜的特性，如果整個文件、資料、檔案管理系統沒有安全保障機制，也容易出現公司機密被竊取的現象。
檔案完整性缺失、檔案收集時效性差、檔案利用率低下、檔案安全有隱患，這4個，長久以來，一直困擾著制造型企業檔案管理員。

國內開始出現檔案管理系統，到現在的檔案數字化管理，檔案人經過漫長鉆研與場景實踐，已經能夠初步解決以上4個問題。

就共好而言，針對檔案完整性問題，就有了多人管檔、細粒化權限管檔、檔案相關性掛等功能。

我們提出的建議

1、建立完善的合同檔案管理制度

企業合同檔案管理是企業生產、經營和管理等各項活動正常運轉的重要保障，也是當事人重要的法律憑證。企業根據檔案相關規定，需制定一套與本企業相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構建和完善企業檔案管理體系，提高合同檔案管理的規范性。合同檔案管理規定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業合同檔案收集完整性、規范性和準確性。

按照國家對檔案工作實行“統一領導、統一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統一管理。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業的寶貴財富，是體現企業技術水平、經濟實力、資質、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規范。

2、規范企業合同檔案科學管理

在需要得到企業領導大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規范，并能有效利用，使管理層認識到企業合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發生事務糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發揮出來，能為企業在維護自身權益時起到關鍵性的重要作用，也就能讓領導管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結果會大不相同。為此，需要企業檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用。

現企業里的合同檔案是作為企業檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質量把控，明確文本格式和歸檔符合規范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關的附屬內容，以確保合同檔案的成套性、內容完整性和準確性。

3、處理好合同檔案利用與保密的關系

《合同法》規定、當事人在訂立合同中知悉的商業秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當地使用該商業秘密給對方造成損失，應當承擔損害賠償責任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業秘密、技術秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據法律法規或交易規則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎上大力開發合同檔案資源，服務于企業的各項工作

4、 加快信息化建設，提升合同檔案管理的網絡化和信息化水平

“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。”在信息化快速發展的今天，通過檔案信息化建設，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、檔案利用網絡化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網絡連接手段提高資源利用率，實現信息資源共享。同樣，在企業合同管理工作中，采用先進的信息化技術，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現網絡平臺的在線處理和管理，完成實現合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發和利用合同檔案。

企業在辦公平臺上納入了合同管理系統，從合同準備、訂立、執行和合同關閉等都實現了文件追蹤查詢，但其基礎信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質文件也要按照合同管理要求同步管理。

Win10安裝iis及 .net 3.5 環境 （需要在共好合同系統部署前準備好）

1）打開控制面板

2）打開“啟用或關閉Windows功能”

點擊后，進行 IIS及.Net環境的選擇

3）選擇 .Net Framework 3.5

.Net Framework 3.5 環境是因為SQLServer 2008R2 用到，若自己已經有SQLServer ，那么這個可以不選擇

2）選擇Internet Information Services

Internet Information Services 部署合同管理系統或項目管理系統的時候需要用到。因此必須在系統中選擇部署。一下截圖將 IIS所需的選項做了描述，大家部署前盡量參考截圖選項進行。（因為系統版本 有差異，或許我截圖中有的 ，在你的系統中沒有，這個也不要緊。有相似的都選上就可以）

大家部署的時候，可以按我這個介紹文檔里面的選擇對應來打勾或選擇。

上面2個環境部署后，安裝SQLSERVER及共好軟件

• 進行 SQLserver的部署（建議SQL2008R2及以后版本）

具體參考部署說明《共好銷售及合同系統部署向導.pdf》或自己網上查資料

• 進行合同管理系統的部署

具體參考部署說明《共好銷售及合同系統部署向導.pdf》

大多數供應合同都包含成本、時間和功能等要素，但為項目簽發的合同需要特殊考慮。將項目管理與甲方、供應商、服務商等聯系在一起的合同，通常是基于項目在預算內按時完成的共同利益。這種共同利益允許你與供應商建立積極的關系，并在關鍵任務未履行時給予合同制裁。

付款管理

項目管理的核心義務是按照合同條款進行付款。項目主要部分的典型合同規定了進度付款，例如簽訂、開始生產、發貨、驗收和項目完成的具體百分比。良好合同關系的基礎是建立付款結構，最大限度地減少供應商的融資要求，同時限制項目管理人員在供應商不履行合同時多付款項的風險。

供應管理

作為項目經理，你為項目所需的商品和服務下訂單。最終的合同必須詳細說明承包商必須提供的材料或工作、總價格、供應的時間和材料必須具備的特性。雖然合同的其他部分影響合同關系，但供應細節規定了核心義務。

責任管理

雖然你可以將合同關系建立在共同風險的基礎上，但各方的責任必須明確。通常合同規定，每個供應商和負責人都要對自己的供應和工作負責。合同必須明確規定，你將履行計劃和協調職責，供應商將履行合同職責。

驗收管理

合同是建立良好關系的基礎，它規定了供應必須具備的、以便項目管理人員驗收的特性。如果項目需要一定數量或重量的材料或有特殊證明的材料，合同必須明確細節。如果員工必須擁有執照或許可證，合同必須列出它們。基于這種合同的合同關系為項目管理提供了明確的基礎，以便驗收供應或在供應不符合合同要求的情況下拒絕驗收。

風險管理

如果項目延遲或沒有按計劃進行，那么它就會給負責人帶來風險。如果項目管理人員不得不采取特殊措施來加快工作速度以維持完成日期，項目就會產生額外的成本。理想情況下，主要供應商和負責人分擔這些成本。基于共同風險的合同關系意味著雙方試圖將額外成本降到最低，并盡其所能地完成自己的工作。

保修管理

項目管理的一個關鍵部分是交付完成負責人所要求功能的項目。項目合同通常規定，主要項目組成部分的供應商必須保證其供應在特定時期滿足并繼續滿足項目要求。積極的合同關系意味著項目管理人員可以在友好的基礎上與供應商解決保修問題。

推薦：大項目合同管理可以用軟件進行配合

項目管理中的合同管理和合同談判是使用紙張、電子郵件和無組織的計算機文件手動進行的。但是，這通常會導致交易績效低下、業務關系不佳、運營效率低下、錯失機會和利潤率低。很明顯，這是供應商管理協議的一種無效方式，仍然依賴手動管理的企業應該尋求投資于自動化平臺，以改進其流程。Gungho合同管理軟件為企業提供合同自動化、可審計的單一事實來源以及項目進度和合同活動的實時視圖

1、合同系統需要利用IT技術

合同采購需要可靠的信息來作為決定和開始供應商談判的基礎——關于供應商績效、產品使用、預測需求、浪費百分比、生產問題、銷售等等的信息。同樣，當生產、銷售和物流部門的同事向供應商下訂單時，他們需要查看合同信息，計算最佳訂單數量，獲得最佳折扣和回扣。這里沒有單一的解決方案，但一流的采購團隊經常用應用程序和分析工具來補充他們的核心ERP系統，以滿足他們的需求。當然，技術對那些需要出去投標的人也有幫助——在供應商和采購團隊之間設置一個電子屏障，直到合適的時間，這有助于提高投標過程的效率。

2、合同過程需要優化供應鏈溝通

無論是在業務內部還是供應鏈外部，采購部門應與物流、供應鏈經理、合同經理和其他員工緊密合作，旨在確保開放、及時的溝通。由于缺乏溝通，企業無法履行一份經過良好談判的合同的承諾。
在折扣交易中經常出現這種情況。采購談判的條款很好，但在采購更多存貨時，如果系統和流程不能提供這些條款的充分可見性，就可能會錯過退稅門檻。最終的結果是項目成本高于預期。答案是確保各方都了解所有協議的機制，以便充分發揮其潛力。

3、采購關注總擁有成本，而不僅僅是價格

一流的采購團隊真正關注的是總擁有成本——考慮存儲、處理和其他成本。他們與其他部門的同事一起工作，真正了解參數，并考慮庫存和其他成本，如何獲得經濟訂單數量EOQ。
供應商提供的一種原料的價格可能是你能得到的最低價格，但如果它比更“昂貴”的替代品需要更多的人工處理或存儲，它可能不是你所需要的低成本解決方案。

4、與戰略供應商結盟

這不僅僅是供應商關系管理。一流的采購團隊努力成為供應商用他們最好的想法來尋求的客戶。他們對供應商和供應商所在行業有內幕消息，因此他們提前了解即將上市的新產品。這些結盟，加上上面第1點和第2點，使得擁有一流采購團隊的企業領先于競爭對手。他們已經準備好利用新的創意，而他們的競爭對手正在尋找最好的前進道路。

5、與企業各個關聯部門合作

最佳采購團隊與其他部門的同事一起制定戰略性采購決策。負責購買工作服的人會詢問員工的意見。食品生產原料的采購人員與貨物、物流、運營、生產、食品技術人員和其他人員合作，確定原料的標準和數量，以及包裝、運輸和存儲方式——所有這些都影響成本。

6、定期協商

最佳采購實踐不會“失之交臂”。這些采購領導人不斷監控合同的履行情況和周圍世界的變化，進而發現重新談判的機會。出現以下情況，應審查和重新談判合同：

• -潛在的替代品變得可用
  -競爭對手推出新的設計
  -需求超出/低于最初的預測
  -供應商行業的創新
  -出現生產或物流問題
  -你所在行業的創新

根據一項研究，一流的公司每年續簽60%的合同，而其他公司通常只續簽一半。

7、最小化風險

根據業務的不同，利潤率和風險是企業領導最關注的兩個問題。傳統上，買家非常關注壓低成本以提高利潤率，但越來越多的企業被迫考慮每個決定所涉及的風險。關于合規、賄賂、可追溯性、健康與安全以及奴役的立法;綠色問題和社會責任都是影響管理層及其下屬的因素。供應鏈風險、交付可靠性和物流問題都會給企業帶來一定程度的風險。采購團隊必須掌握所有這些要素的知識，并對其進行管理，以減少業務風險。

總之：提高透明度和優化運營對此至關重要，是將采購工作流程數字化和自動化的明智之舉。Gungho合同系統可以嚴密跟蹤和管理整個采購流程，使其簡化和高效。借助該軟件，組織能夠縮短采購周期、加快合同采購審批、減少開支、利用采購分析數據做出明智的決策，并始終保持政策合規性

杭叉集團產品銷量十多年持續位列行業前茅，連續十年行業出口名列前茅。據美國《MMH現代物料搬運雜志》對全球叉車按銷售額排名，杭叉集團位列世界第8位。杭叉集團的銷量已占世界機動工業車輛總銷量的7%以上。

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杭州開合信息為杭叉提供了：CAD產品、企業內部通訊系統、項目管理軟件、電氣管理軟件、工藝管理軟件

井松智能開發了堆垛機、穿梭車（RGV）、空中懸掛小車（EMS）、激光導航無人小車（AGV）、自動化分揀系統、桁架機器人、視覺導航機器人及WMS、WCS、MES等自動化物流管理軟件，擁有完整的物流裝備產品線。

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井松科技全面實施我公司的產品數據庫管理平臺、共好項目管理系統，開合信息為井松科技在信息化方面提供了全面的技術支持服務。

Sengled生迪，智能照明專家。以厚德、盡責、創新、拼搏為核心價值觀，致力于為全人類創造最具幸福感的照明環境，是以技術創新和全球化市場為戰略的國際化公司。

始創于2000年，經過20年深耕，現已形成以浙江總部為核心，嘉興、桐鄉為兩大生產基地，以美國、加拿大、歐洲、澳洲和國內為主要市場的全球化公司，現有員工3000余名。

生迪全球首創了基于物聯網、云計算、人工智能技術，與LED照明結合起來的創新的智能照明系統，在北美、歐洲、上海、北京等地設有研發機構，以高品質的照明產品為載體，高效的系統為助力，專業的服務為主旨，致力于為全球客戶提供最具前沿價值和創新體驗的照明產品及系統解決方案

企業面臨困惑

隨著生輝照明業務不斷的發展，目前的預算模式受到了前所未有的挑戰，項目管理受到了諸如脫離企業戰略、偏重財務業績、重編制輕執行、信息反饋滯后、考評指標不科學等方面的問題。

對于項目成本預算控制的需求越來越迫切

生輝照明自2012年開始預算工作，通過以費用為主的預算編制，執行，統計，分析工作取得了一定的效果，但費用事后控制，效果不理想。各個業務部門分別編制自己的預算并提交。財務部對提交的預算編制進行審核；財務部設置預算項目的控制規則；并對超預算審批事項進行審批；各個業務部門分別填制自己的借款單、報銷單，對應部門主管審批，財務審批并付款。

Gungho關鍵應用及價值

日常費用報銷，實現自動化，無紙化，省時省力。項目報銷人員在Gungho系統提交；系統自動將電子單據依流程逐級推送到各級主管、財務人員郵箱；審批通過后，最終自動發通知給報銷人，交給出納原始發票，出納網銀支付。

項目采購類付款納入預算管控，有效管控項目采購資金。部門請購時，填寫相應請購單據，根據設置的預算控制項目采購類型選擇預算項目，后續生成項目采購訂單時進行控制預算，保證了項目采購資金的事前控制。

超過預算，啟動例外審批流程，費用控制100%。如果某項費用超過預算，系統啟動例外審批流程，更高級別領導審批后，方可傳遞到財務部門，每一筆費用都得到監控并妥善處理

天藍環保作為全國大氣污染治理領域的龍頭企業之一，領銜起草了國家行業技術標準規范，獲得“中國環保產業骨干企業”榮譽稱號

天藍在2018開始部署開合信息的Gungho項目管理軟件，為企業管理幾百個脫硫項目，實現項目計劃排布，任務分解，跟蹤管理，超期任務報警，合同跟蹤管理等功能